【摘要】 对于大型企业集团来说,财务管理的地位很重要。本文根据B/S结构的要求,结合业界现有的软硬件产品和软件开发工具,详细介绍了企业财务管理信息系统的设计思想和设计方案。
【关键词】 财务;信息系统;B/S
一、引言
财务管理工作随着我国市场经济的发展,在各个企业的管理中扮演着越来越重要的角色,渐渐起到不可替代的核心作用。对于大型企业集团来说,财务管理显得更为重要,财务管理系统的建立将直接受到企业集团管理方式的影响,并直接影响企业的管理效率与经济效益。如何在现有经营环境下选择最佳的财务管理模式,使用最优的财务管理系统,实现企业的管理目标,适应企业信息化发展的需要,是一个值得研究和探讨的问题。
二、企业财务管理系统需求分析
利用已建立的企业网公开企业的财经制度,预算编制,收费的政策依据、项目、标准和范围等,为企业与客户提供查询收支情况,为职工提供职工工资、津贴发放、税费扣缴等情况。员工可在通过身份验证后登录系统,快捷地查询所需的财务信息。财务人员不用再手工写收据,通过打印实现完成收据书写过程减轻了工作量,提高了业务水平。财务人员随时向外提供信息,使使用者可以随时到财务网查询到所需要的信息。同时财务人员还为领导决策提供依据,从而提高企业管理水平,控制生产成本,规范管理流程,增强对市场变化的应变能力。
三、企业财务管理系统设计
(一)设计原则
企业管理模式的选择应当是在对整体发展战略、经营情况、企业类型和子公司进行系统分析的基础上进行的,同时企业应充分根据自身发展的需要设计财务管理模式。设计时必须应当遵循以下原则:
1.安全性
安全性分为系统内部安全、访问安全及与其他系统对接时的安全性。内部安全体现在系统数据库的安全以及非法数据屏蔽等,可通过防火墙、划分网段来防范非法程序对数据库的破坏,对数据库做计划,进行备份,对录入数据进行核查,对不满足条件的内容提示修改,对非法数据进行屏蔽。访问安全体现在对各个部门、各个用户按管理人员的安全策略进行分组管理、控制各组的访问权限以及信息的流向。与其他系统连接时,既要保证内部数据的安全,隔离内外部的信息通道,又要对外部信息资源进行访问控制。为保证整个系统的正常运行,必然要保证系统信息的绝对安全和可靠。
2.实用性
财务信息管理系统是一个工程项目,而不是研究或实验课题。系统建设的最终目的是服务于财务管理的需要,服务于企业在许可范围内对财务信息的需求。系统的建设应为应用服务。因此,系统的设计和建设应能满足需求并正确无误地高效地运行。
3.灵活性
系统应设计任意组合的模糊查询功能,提供多方面的查询,以满足各个时期的报表。对复杂数据结构应实现修改一表的数据即可自动修改相关表中的数据,删除一表的数据即可自动删除与之相关的其他表数据,保证数据库中无冗余数据。
(二)技术体系的比较和选择
20世纪80年代末90年代初提出的传统的客户机/服务器(C/S)结构仍是目前应用系统所采用的主流技术。随着应用系统的大型化以及用户对系统性能要求的不断提高,传统的两级C/S结构固有的缺陷和不足越来越明显:如系统维护困难、缺乏安全性、客户机负载过重等。因此,在设计、开发系统时应采用当前业界最新技术——浏览器/服务器(B/S)结构。
B/S模式与传统的C/S模式相比具有如下优势:
1. B/S是一种瘦客户模式
C/S模式往往需要客户端运行庞大的应用程序,因此,客户端很“肥”;而在B/S模式中,客户端很“瘦”,它只需运行操作系统和Web浏览器,由服务器执行数据的处理、查询和表示。B/S是一种瘦客户模式,客户端软件仅需安装浏览器,应用界面单一,客户端硬件配置要求较低,可由相对价廉的PC机替代。
2. 易于管理和维护
因客户端浏览器的界面风格单一,利于提高效率,而在C/S模式中,操作人员必须熟悉不同的界面,理解程序员的意图,为此要对操作员进行大量培训;而B/S在版本升级时只需集中维护放在服务器端的代码。这种以Server为中心的管理极大地降低了成本,减少了Client端维护上作的负担,同时利于管理人员、开发人员将精力集中在合理组织信息系统的结构,更好地为各项业务提供技术支持上来。
3. B/S模式只需要一个客户端软件
C/S模式必须根据客户端所使用的操作系统及访问后台应用的不同,安装不同的软件;而B/S模式,只需要一个客户端软件,即Web浏览器,就可以完成一切,无需开发客户端软件,且浏览器软件可以从网上免费下载、免费升级。
4.开发B/S应用的效率高,周期短,见效快
B/S模式对开发人员的技术要求相对较低。而C/S模式的应用系统开发需较高专业技术水平,且在Client端与Server端都需要开发应用。由于其结构复杂,对Client端与Server端的应用逻辑分割难以划分,并且要不断进行版本更新和应用维护。
(三)开发平台
根据 B/S 结构的要求,结合业界现有的软硬件产品和软件开发工具,在综合考虑性能价格比的基础上,笔者选择Microsoft公司的SQL Server数据库作为应用软件系统运行的数据库服务平台;选择高配置的PC服务器运行Windows 2000操作系统;采用千兆以太网作为系统运行的网络平台。开发工具主要利用Microsoft公司的Visual Studio .Net,利用C#语言,结合ASP.NET,JavaScript,Vb Script等技术来完成系统开发。
(四) 具体设计
1. 系统整体结构
通过用户需求分析,根据企业财务工作流程分析,本着模块划分的原则,把系统抽象为5个模块,分别为系统管理、财务核算、综合查询、年末财务决算、财务指标分析。系统功能总体框架图如图1所示。
系统各个子系统模块的功能概要描述如下:
(1)系统管理子系统。第一,设置用户基本信息:主要包括设置账户名称、用户权限密码、建设单位名称等基本信息。第二,自定义明细科目:用户根据本单位具体业务需求自行设置明细科目。第三,输入银行账号:输入或修改基建财务银行账号。第四,输入初始余额:新用户输入期初会计数据。第五,清理数据:清理全部或某年的数据。
(2)财务核算。第一,设定工程项目编码:根据当年投资计划增删工程项目并为新增项目设定编码。第二,设定往来款单位编码:为新增的往来款单位设定编码。第三,建立当月序时账:在开始新的月份会计核算时,建立新的序时账表。第四,录入/修改记账凭证:将已填制并审核完成的记账凭证进行录入或修改操作。第五,打印当月序时账:打印当月序时账,便于操作人员核对查错。
(3)综合查询。提供日常会计业务所需的各类查询服务,例如往来款查询、总账查询、明细账查询等。查询是财务管理中使用频率较高的功能,该模块为用户提供以下几种查询方式:一是按凭证号查询。即按精确的凭证号查询,用户输入凭证号后,可以调出这张凭证。二是按期间查询。根据用户输入的起止会计日期输出查询结果。三是按工程项目代号查询。用户输入工程项目代号,可调出所需要的该项目的相关数据。四是按单位代号查询。五是按科目查询。六是自定义查询。用户根据自己的需要组合查询条件,实现特殊查询的功能。
(4)年末财务决算。接收并汇总日常核算数据,录入补充系统以外的非会计数据,生成用于上报主管部门的年度全套财务决算报表,提供年终决算报表的查询和打印。
(5)财务指标分析。可进行各项财务指标分析。将各项指标的计算公式固化在系统中,指标分析所用的数据来源于年终财务决算模块。将财务决算数据套用公式进行计算即可得出结果,输出至屏幕或打印机。
2. 数据库设计
(1)数据E-R图。E-R图由实体、实体的属性和实体之间的联系组成。根据业务数据流,并参考相关资料,经过加工处理,设计出本系统的E-R关系图,如图2所示。
(2)主要数据字典描述。数据字典是在系统数据流图的基础上,对其中的每个数据流、文件和数据项加以定义,是对数据流图中每个成分的精确描述。系统的数据字典对所有数据进行了定义,即对所有数据库的结构进行描述,提供对数据库数据描述的集中管理手段。
3.主要模块的设计
限于篇幅,本文选取财务管理系统几大模块中的核心模块——核算模块,阐述其设计过程。
(1)设定工程项目编码。实现设定、输入工程项目编码,同时输入工程项目概况信息的功能。为方便用户进行工程项目编码,设计显示已有工程项目及其编码的列表视图。用户可以直观地了解到当前已用编号的位置,从而确定新增项目的顺序编号。用户录入顺序号后,系统进行即时强制校验,如果发现该顺序号已被占用,将发出错误提示信息,并拒绝接收数据。项目分类识别码和子项目类别识别码比较稳定,所以将它们固化在系统中,在录入时提供给用户进行选择操作,这样可以减少键盘输入的工作量,增加准确性。
工程项目的概况信息包括:计划总投资、本年投资计划、以前计划投资未到位数、建筑面积和开工日期,这些概况信息是工程项目在财务核算中的重要属性,涉及到报表输出和年末财务决算等。系统设计在设定工程项目编码的同时输入概况信息,并存入‘项目编码’数据库基本表中,文件名为:JXMK.DBF。这样既可以简化系统操作步骤、减少文件数量,又方便查询,达到节约磁盘空间、提高运行速度的双重目的。
(2)建立序时账。建立序时账就是在开始录入记账凭证前在硬盘的系统指定目录下建立一个数据库空表,用于存贮当年1—12月的所有记账凭证。记账凭证按业务发生的时间顺序存贮于该表中,可以说它是一个记录全部核算基础数据的表,是系统进行自动转账等一系列处理的数据源泉。文件结构的数据项是构成记账凭证的全部要素,如表1所示。
(3)录入/修改记账凭证。系统在设计实现录入/修改记账凭证功能时,要遵循以下几种原则:一是凭证中各数据项根据类型、范围进行有效控制。如,会计分录中的会计科目必须在设置的会计科目表中已经存在,并且是最底层的明细科目;根据当前科目的属性确定是否同时输入某些项目,如工程项目、往来款单位、借款编号等;借贷方金额必须相等才能保存;凭证编号可以自动连续;日期可以限制顺序等。二是较之手工处理的“笔误”, 键盘操作更容易发生“误操作”,因而“录入凭证”在操作功能上应分为“输入”、“修改”、“删除”等步骤,以进行正确性控制。三是“审核”填好的凭证,系统的审核在程序中再次检验凭证的正确性。
结束语:本文详细介绍了企业财务管理信息系统的设计思想和设计方案,从建设单位的特点和信息化发展趋势出发,结合实际工作,开发出适合财务部门实际情况的管理信息系统。从系统应用的结果来看,本论文的研究结果是有效和实用的,基本达到了规范基建财务业务流程、提高财务部门管理水平的目的。
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